כיצד עלינו לנהל את קופת הוועד/ עו"ד חיים כהן

כל בניין מתנהל עפ"י תקציב שאושר ע"י בעלי הדירות. התקציב כולל את התשלומים הקבועים לניקיון, גינון, מעליות, חשמל, ביטוחים, תחזוקת מערכות שונות כגון משאבות ומערכות סולאריות משותפות לחימום מים וכמובן נדרשת יתרה פנוייה לתחזוקה שוטפת וטיפול בתקלות דחופות. מובן שככל שהבניין יותר גדול ויוקרתי נוספות לו מערכות רבות ויקרות יותר לתחזוקה כגון מס' מעליות, שומר, בריכה, חדר כושר, אנשי תחזוקה, משאבות יניקה וסחרור, ספרינקלרים, מאגרי מים, מערכות לדחיסת אשפה ועוד ונראה כי הבניינים המודרניים עולים לתחזוקה ממש כמו עיר קטנה.

ההכנסות של הבניין מגיעות בעיקר מתשלומי וועד בית ע"י בעלי הנכסים שמשולמים עפ"י מפתח חלוקה שיוויוני או לפי גודל הדירות, אך ישנם מקרים בהם הבניין מקבל הכנסה מפרסום או ע"י השכרת נכסים ואז מבצעים התאמות וחלקם של בעלי הנכסים קטן בהתאם.

התנדבנו לוועד ובחרו בנו כגזבר, מעבר לזה שמדובר בתפקיד קשה, בדרך כלל התנדבותי, עם המון אחריות וכפוי טובה באופן שאנשים בורחים ממנו משל היה אדם מתעטש ומשתעל ללא מסיכה בתוך מעלית בשיא ימי הקורונה, תפקיד הגזבר מייצר באופן סטטיסטי את מירב סכסוכי השכנים על רקע אי סדרים בניהול הכספים ואופן הדיווח לשכנים. אך אם בכל זאת קיבלנו על עצמנו את התפקיד, איך בכלל מנהלים קופת וועד? האם יש כללים? מה אומר החוק?

חוק המקרקעין, תשכ"ט-1969 הוא אמנם חוק ישן וארכאי אבל באין חוק אחר הוא המסדיר את כל הנושא ומהווה מורה נבוכים לעולמם של הבתים המשותפים. בחוק יש הפנייה לתקנון המצוי ושם בסעיף 16 לתקנון המצוי נקבעו כללים מנחים לניהול כספי הוועד:

  • הגזבר נדרש לקבל חשבונית עבור כל הוצאה של הבית המשותף.

  • הגזבר נדרש לנפק קבלה עבור כל הכנסה ולנהל פנקס הכנסות והוצאות (בשנת 1969 לא היה אקסל).

  • הגזבר נדרש לשמור העתקי חשבוניות וקבלות לצורך הצגתם בפני שאר בעלי הדירות באסיפת בעלי דירות. לכל בעל דירה זכות לעיין בתיאום מראש ובזמן סביר במסמכים.

  • הגזבר נדרש להכין דו"ח כספי אחת ל-6 חודשים.

  • הגזבר נדרש להפקיד את ההכנסות בחשבון בנק ייעודי ע"ש הבית המשותף.

רוב רובם של האנשים אשר לוקחים על עצמם את התפקיד הינם אנשים ישרים והגונים, והכללים די בסיסיים לתפעול שוטף, אז למה בכל זאת נוצרים כל כך הרבה סכסוכי שכנים על רקע ניהול קופת הוועד?

לאחר שטיפלתי משפטית בעשרות רבות של תיקים בנושאים הללו, וכיהנתי בעצמי כחבר וועד בגבעתיים וגזבר בצורן אני יכול להגיד בביטחון שעל מנת לנהל את קופת הוועד בהצלחה צריכים להיות מאוד מסודרים, לצמצם למינימום אפשרי את השימוש במזומן ולדאוג שכל הוצאה תצא בשיק או בהוראת קבע ותהיה מגובה בחשבונית מס כחוק. זה לא מדאגה לגביית המיסים של קופת המדינה אלא כדי שהכל יהיה מתועד, ממוסמך, חוקי והכי חשוב, שקוף להצגה בפני שאר בעלי הדירות.

שמעתי לאחרונה על מקרה של גזברית בבניין לא קטן שהיא אישה ישרה והגונה שפעלה בהתנדבות ובשביל לחסוך לבניין כסף נהגה לשלם לבעלי המקצוע במזומן, בלי חשבוניות וכך חסכה את מרכיב המע"מ. כל הוצאה היא הייתה משלמת מכספה הפרטי ואז מעבירה כסף מהבניין אליה לכיסוי ההוצאה. שכנים שבדקו את דפי הבנק ראו העברות תדירות מקופת הוועד לחשבון הגזברית והתחילו להשחיר את שמה בפני שאר בעלי הדירות כאילו גונבת כספים מקופת הוועד. מאדם טוב שפועל בהתנדבות ורוצה לחסוך כסף היא הפכה בן ליילה לגזלנית, נצלנית וגנבת ועברו עליה ימים מאוד לא פשוטים עד שהצליחה להוכיח את חפותה. 

ההמלצה שלי היא שקיפות, שקיפות ועוד פעם שקיפות. כשמתעסקים בכסף ציבורי דין פרוטה כדין מאה וכל הוצאה חייבת להיות בשיק או הוראת קבע כנגד חשבונית, כל הכנסה צריכה להיות מתועדת עם קבלה ולהפקיד לבנק את השיקים לפחות פעם בחודש ולא לשמור בבית כמויות כסף מזומן. באופן זה כל הפעולות שלנו יהיו מגובות באסמכתאות, יהיה לנו קל להכין את הדו"ח השנתי, להציג את המסמכים לכל דורש וכשיגיע הרגע המיוחל להעביר את המקל, נשאיר שם טוב ותוכנית פעולה מסודרת לבאים אחרינו.

* הכותב הינו עו"ד מומחה לסכסוכי שכנים ובתים משותפים. לחץ ליצירת קשר

 

   

Dollar Bill in Jar
Donation Jar